Митинги часто ассоциируются с пустой тратой времени. Потому что команда долго раскачивается, нет четкого регламента, много баловства и разговоров ни о чем. А еще нужно приложить усилия, чтобы действительно прийти к какому-то решению прямо на встрече.

Давайте рассмотрим, как сделать командные митинги полезными, эффективными и результативными.

К встрече нужно готовиться

Определяемся с форматом митинга

Их существует несколько — под разные цели, проекты, задачи:

• утренние и вечерние стендапы в формате коллов — когда утром каждый проговаривает, чем планирует заниматься сегодня, а вечером — какие задачи из плана удалось закрыть, какие нет и почему;
• еженедельные отчетные встречи;
• мастермайнды или мозговые штурмы — каждый делает небольшой отчет сделанного за определенное время (например, неделю), делиться проблемой, а потом вся команда в течение 5 минут думает над ее решением (такие митинги проводятся не регулярно, только по запросу).

С форматами можно экспериментировать и искать наиболее эффективные, удобные для своей команды.

Определяемся с типом встречи

Часто команды проводят минимум по 1 встрече в неделю, но между собой они могут отличаться сутью, целями, итогами. Так выделяют 3 основных типа митингов:

• стратегические — для фиксирования достижения или недостижения KPIs, анализа общего прогресса команды (проводятся раз в месяц или квартал);
• организационные — для обсуждения мелких задач, что важно для структуризации, оптимизации работы (проводятся раз в неделю или каждый день);
• проектные — для обсуждения разных этапов разработки проекта, продукта, отслеживания прогресса, оперативного решения проблем, пересмотра и корректировки планов (проводятся 1-2 раза в неделю).

Рекомендуем протестировать все 3 типа встреч. Стратегические и организационные нужно обязательно проводить регулярно, проектные — зависит от специфики работы.

Выбираем периодичность встреч

Если вы только-только создаете команду, первое время частота встреч может сильно меняться. Важно экспериментировать и искать идеальный вариант для себя. Кому-то комфортно проводить встречу раз в неделю, кому-то — созваниваться каждый день, кому-то — достаточно митингов раз в месяц.

Рекомендуем первое время встречаться онлайн 2 раза в неделю. Например, в понедельник обсуждать планы на ближайшие 5 дней, а в пятницу — что из запланированного удалось, что нет.

Предварительно сообщаем команде о целях встречи, ее формате, том, что нужно подготовить

Составьте перед встречей письмо с описанием концепции встречи и тем, что нужно на ней решить, сколько это будет длиться и что надо подготовить (например, найти определенную информацию или сделать отчетные презентации). Еще лучше — прописать план, структуру митинга.

Планируем встречу в Google Календаре

Это нужно, чтобы никто не забыл о митинге, успел подготовиться.

Достаточно создать мероприятие в Google Календаре, расшерить его на всех и установить рассылку напоминания за 10-20 минут до митинга.

Что важно делать на самой встрече, кроме активного обсуждения

Распределяем роли команды на встрече

Обязательно нужны те, кто будут:

• следить за временем — чтобы действовать по оговоренному заранее регламенту и не затягивать встречу;
• записывать основные мысли, фразы — чтобы позже составить отчет по встрече в формате follow up письма, файла;
• курировать встречу — чтобы она проходила живо, интересно, эффективно, быстро.

Часто эти обязанности выполняет один человек — SCRUM-мастер, руководитель компании или проджект-менеджер. Но лучше все 3 роли разделить между 3 людьми. Так эффективнее.

Устанавливаем ограничение по времени

Важно в начале встречи сообщить, сколько времени есть у каждого члена команды на обсуждение. Например, регламент может быть таким:

• 2 минуты на нерабочий рассказ (как прошел день или неделя, как дела, что было интересного в личной жизни);
• 5 минут на отчет по достигнутым целям, например, за последнюю неделю;
• 2 минуты на описание проблемы, которую не удалось решить самостоятельно;
• 5 минут на обсуждение этой проблемы и поиски решений.

Также важно сразу плюс-минус посчитать, сколько времени займет вся встреча с учетом возможных технических трудностей (на них можете закладывать 5 минут).

После встречи нужно зафиксировать ее результат

Делаем follow up письмо после встречи

Чаще всего в ИТ-проектах этим занимается проджект-менеджер, в других сферах — руководитель проекта.

В таком письме важно прописать основное из проговоренного:

• цели, уже достигнутые за определенное время;
• проблемы, которые нужно решить и сами решения (если они обсуждались);
• цели на ближайшее время (до следующего созвона);
• распределение задач среди команды — четко прописать задания, ответственных, дедлайны;
• общий вывод.

Цель письма — собрать в одном месте всё, что обсуждалось, чтобы иметь перед собой общий план действий и понимать, к какому результату нужно прийти через определенное время.

А если в вашей команде коммуникация не ведется через электронную почту, можно создать follow up файл в нотатниках вроде Evernote, Записки в iPhone, Google Документы.

Следим, чтобы все перешли к реальным действиям

Да-да, распределить задачи и назначить ответственных мало. Нужно следить, чтобы команда перешла к реальным действиям, указанным в follow up файле. Это может быть задача руководителя компании или проджект-менеджера.

Вам, как члену команды, следует сразу после встречи самому составить план действий на ближайшую неделю, две, месяц.

Надеемся, эта статья поможет вам определить проблемы в проведении встреч со своей командой, найти решения и по-другому взглянуть на митинги как эффективный командный инструмент!